Hur får vi den Hybrida Arbetsplatsen att Fungera? | Guide 2022

1. Vad är en hybridmodell?

På en hybridarbetsplats uppmuntras de anställda att i olika omfattning arbeta på distans eller på kontoret. De anställda kan välja att arbeta på kontoret, arbeta hemifrån eller dela sin tid mellan de två. Och en hybrid arbetsmodell är planen som inkluderar en mix av arbete på plats i verksamheten och på distans.

Även om många väljer att schemalägga den tid som en medarbetare distansarbetar eller är på plats, så finns det arbetsgivare som låter de anställda själva välja fritt när de arbetar hemifrån och när de kommer in på kontoret. Men det är viktigt att komma ihåg att det inte finns någon one-fits-all-hybridmodell. Det är upp till varje enskild verksamhet att utveckla en hybridmodell som passar bäst utifrån den egna verksamhetens behov. Och i många fall upprättas hybridmodeller i samklang med medarbetarnas behov. Men hybridarbete förändrar inte bara var och när vi arbetar. Det förändrar också våra behov, så att de mer formella miljöerna vi är vana med ersätts av andra mer informella miljöer såsom hemmakontoret, caféet, eller andra externa platser.

3. Distans i första hand

4. På kontoret några gånger i veckan

5. Kontoret i första hand – distans tillåtet

Ett ytterligare alternativ är att kombinera kontorsarbete och distansarbete, men att utse ”kontoret-som-den-primära-arbetsplatsen”. Och just den här modellen var vanligt förekommande redan före pandemins intåg.

Detta tillvägagångssätt är särskilt vanligt i verksamheter där ledningsgruppen i huvudsak är på plats på kontoret. Resterande medarbetares arbete blir då sannolikt mer kontorscentrerat eftersom ledningsgruppen i allmänhet arbetar efter mer traditionella former och kommer att ha personliga avstämningssamtal och samarbeten på plats.

Den här hybridmodellen erbjuder en policy för distansarbete, men för de som arbetar på kontoret och för de som inte gör det är skillnaden mer tydlig än med de övriga hybridmodellerna genom de kontaktytor och möjligheter som en närvaro på kontoret bidrar till.

Ja, framtidens arbetsplats kommer sannolikt att fortsatt erbjuda olika former av hybridblandningar med fördelningar av distans- och kontorsarbete. Och även om det finns en mängd fördelar med de olika hybridmodellerna, så har även de sina egna specifika utmaningar.

En stor del i att framgångsrikt driva en hybridmodell bestäms generellt av var och hur ledningsgruppen spenderar sin tid. I de fall som företagsledningen i huvudsak är kontorsbaserad, kommer sannolikt övriga anställda också att välja att arbeta från kontoret. Och denna typ av arrangemang kommer med allra största sannolikhet att förskjuta arbetsmodellen till en kontorskultur – om så inte redan var fallet innan pandemin gjorde sitt intåg.

6. Fördelar och nackdelar med en hybrid arbetsplatsmodell

Hybridarbete har inte alltid betecknats som fördelaktigt för en verksamhet och det har inte varit ovanligt med en viss skepsis från ledningsgruppen när ämnet kommit på tal. Skulle arbete utanför arbetsplatsen bidra till lägre effektivitet och produktivitet, var det många som frågade sig. Men faktum är att detta skulle komma att visa sig ogrundat, då vi idag vet att det finns en rad fördelar med att implementera hybridarbete. Ökad produktivitet, effektivitet och medarbetarnöjdhet, samt lägre kostnader är bara några av fördelarna.

I en studie genomförd av Microsoft om pandemins påverkan på företagens resultat i Europa pekade 82 % av de tillfrågade ledarna på att deras företag var minst lika produktiva som före pandemin. Anledningen till det har visat sig bero på att medarbetare utnyttjar sin tid bättre när de ges möjlighet att välja när, hur och var de genomför sina arbetsuppgifter. Och att i högre grad vara fri att arbeta när och var vi vill har en betydande inverkan på vår medarbetartillfredsställelse. Allt ifrån de psykologiska fördelarna med att kunna ta full kontroll över sitt arbetsschema till att kunna klä sig avslappnat, äta och umgås i högre grad med nära och kära är olika positivt påverkande faktorer på vår tillfredsställelse och trivsel.

Den ökade produktiviteten har också sin grund i att medarbetare fullt ut kan fokusera på sina arbetsuppgifter utan avbrott och andra störningsmoment från den traditionella kontorsmiljön. Och när de anställda är mer nöjda med sitt arbete och är mindre stressade så påverkar det också arbetskvalitén. När arbetsgivaren vet hur många anställda som kommer att vara på kontoret vid olika tidpunkter, kan arbetsgivare planera kring beläggningsnivåerna för att minska kostnader för hyra, kontorsmateriel och andra förekommande kostnader.

Men det är inte bara fördelar med hybridarbete. För om det inte finns en hög grad av relation, kommunikation och uppföljning finns det en risk att en överansträngningskultur kan smyga sig in i en hybrid arbetsplatsmodell.

Det är också ett faktum att distansarbetare tenderar att arbeta längre dagar och ta kortare pauser än sina motsvarigheter på kontoret. De oroar sig för att eftersom de är utom synhåll kan deras kollegor på kontoret uppfatta dem som slöa, så de har en tendens att överkompensera genom att arbeta längre dagar eller tillgängliggöra sig utanför de traditionella arbetstiderna.

En av fördelarna med distansarbete är att den anställde kan ta mer tid för sig själv till exempel under eftermiddagen för att träna, leka med sina barn en stund, handla eller gå ut med hunden. Men nackdelen det gärna för med sig är att det lätt kan leda till skuldkänslor, vilket i sin tur leder till mer arbete, ökad stress och om det får fortgå kan det i slutändan leda till utbrändhet. Det är därför upp till dig som ledare att odla en organisationskultur där Slack, eller andra stödfunktioner, inte utgör grunden för relation, kommunikation och uppföljning av själva arbetet.

På en hybridarbetsplats kan det också vara svårt att bilda eller upprätthålla relationer med sina kollegor. Denna klyfta i medarbetarupplevelsen blir ännu mer uttalad när det finns anställda som fortsätter att arbeta på kontoret. Och detta kan i sin tur skapa subgrupper som kan medföra att de som arbetar på distans känner sig utanför, mindre gynnade och i högre grad mer ensamma än de som är på plats på kontoret. Som ledare kan du lindra detta faktum genom att anpassa teambuildingaktiviteterna så att de är inkluderande för alla anställda oavsett var de befinner sig geografiskt. Genom att anordna regelbundna sociala evenemang blir teambuilding möjligt även om medarbetare inte fysiskt är på plats.

Sist men inte minst, är det inte bara en stor utan också en komplex utmaning att gå ifrån att vara en kontorsbaserad verksamhet till att implementera någon av hybridmodellerna. Det kräver hårdvara och resurser och det kräver fler bärbara datorer, telefoner, utrustning till hemmakontoren och en hög IT- och datasäkerhet. För IT-avdelningen innebär det nya säkerhetsrisker att ta hänsyn till genom den mängd enheter som ansluter sig från en rad oförutsägbara platser.

Ja, pandemin har inte bara lärt oss mer om hur vi arbetar. Det har visat sig att våra rutiner inte är huggna i sten och att alternativa arbetssätt inte bara är genomförbara utan kan ha en bestående inverkan på vår lycka, produktivitet och vårt välbefinnande. Framtiden för arbetet är flexibel och fler och fler verksamheter vänder sig till hybridmodellen som ett sätt att uppnå den flexibilitet som deras anställda behöver.

Läs mer om återgången till kontoret och hur ni kan ta hand om teamet när ni kommer tillbaka till kontoret nedan.

Referens: Teevan, J, (2021). ”The New Future of Work, Research from Microsoft into the Pandemic’s Impact on Work Practices.” Microsoft.

Covid-19 | Till Ledare och HR Inför Återgången till Arbetsplatsen | Så Tar Du Hand Om Teamet När Ni kommer Tillbaka till Kontoret

7. Planera inför införandet av en mer permanent hybrid arbetsmiljö

Hybridmodellen sågs förr som en alternativ arbetsstil. Men idag när allt fler anställda efterfrågar flexibilitet kommer det att bli ännu vanligare. Verksamheter behöver dock bli bättre på att möta upp personalbehoven eller annars så riskerar de att förlora talang till arbetsgivare som redan erbjuder flexibilitet genom en hybrid arbetsmiljö. Ta er därför en närmare titt på er medarbetardemografi och lär er mer om vad som kan göra just er arbetsplats ledande när det kommer till att behålla era medarbetare genom att erbjuda en hybrid arbetsmiljö.

Och med tanke på den nya verkligheten behöver ledare förbereda sina organisationer till att anpassa sig genom att ta hänsyn till och analysera de utmaningar och möjligheter som ligger framför dem.

Om någon form av hybrid arbetsmodell är en bra passform för just er verksamhet, så är det bäst att tidigt engagera de anställda och samla in feedback om hur de skulle önska att den hybrida arbetsmiljön ska vara utformad. Se därför till att tillhandahålla mer än ett sätt för de anställda att dela sina tankar. Till exempel kan en Slack-kanal upprättas som ett komplement till en medarbetarundersökning där de anställda kontinuerligt kan lämna sina önskemål om utformningen.

Med hjälp av de anställdas önskemål och behov får ni ett relevant underlag för att bygga en blomstrande och produktiv hybrid arbetsplats.

8. Hur kan vi hjälpa till?

Vi på EPM bistår er verksamhet med utbildningar, kurser, program, coaching och rådgivning för ledare, team och för organisationen som helhet. För dig som blivit intresserad av att komplettera din kompetens så har vi olika utbildningar som kan passa dig, teamet och organisationen. Du hittar dem under fliken EpmAcademy.

Skulle det vara så att du har några frågor, eller om du står inför en ledar-, medarbetar- eller affärsutmaning och behöver någon att diskutera med, så känn dig alltid välkommen att höra av dig.

Om du är i behov av coaching i din roll eller som privatperson, så kan du enkelt boka upp ett kostnadsfritt 30-minuters första samtal här >.

Läs gärna mer här i Ledarskapsbloggen där du hittar guider, tips och kunskap om en mängd olika områden.

Vi på EPM önskar dig allt gott och en fin fortsättning på din dag!

Copyright © 2022 ENTERPRISE PERFORMANCE MANAGEMENT. All rights reserved.

…………………………………………………

Nedan några tips från vårt utbildningsutbud för dig som vill lära mer: